Altijd klaar voor de BRL 9500 audit: De ervaring van VisieTech

Wie energielabels mag opstellen en afmelden, heeft te maken met BRL 9500. Een veranderende richtlijn, die audits met zich meebrengt en bovendien behoorlijk wat tijd vraagt van de organisaties die ermee werken. Installatieadviesbureau VisieTech is zo’n organisatie. Met klanten van particulieren tot projectontwikkelaars en projecten van tiny house tot woontoren, wilden zij de BRL 9500-certificering graag in eigen beheer hebben. Samen met De Compliance Afdeling zetten zij compliance software in om het proces te structureren en optimaliseren. En dat leverde voor beide partijen iets op...

Een kleine verplichting, met grote gevolgen voor energieprestatieadvies

Visietech is een installatietechnisch adviesbureau dat adviseert over duurzame installaties en energievraagstukken in gebouwen, zoals verwarming, ventilatie, koeling en energieprestatie. De BRL 9500 is binnen het werk van Visietech alleen van toepassing bij het opstellen van energielabels (bij een bouwaanvraag of bij oplevering). "Het is maar een klein stukje van onze werkzaamheden," vertelt Martin Westerlaken, adviseur bij VisieTech en een van de mensen die de BRL 9500-certificering beheert. "Maar om die certificering te behouden, moet je er vrijwel dagelijks mee bezig zijn."

VisieTech was al vroeg bezig met de BRL 9500. De richtlijn kwam in beeld toen de BENG-berekening (de Bijna Energieneutrale Gebouwen-norm) werd ingevoerd. Vanaf dat moment moesten adviesbureaus die energielabels opstellen en afmelden zich ook verantwoorden over hoe ze dat deden. De keuze daarbij: aansluiten bij een koepelorganisatie, of zelf BRL 9500-gecertificeerd worden. Martin licht toe: “We hadden ons al ingelezen, en zagen wat voor impact het had op onze werkzaamheden. De keuze was dus vrij snel gemaakt.” Voor VisieTech wogen de lagere kosten van een koepelorganisatie simpelweg niet op tegen de vrijheid en snelheid van zelf certificeren. “Als wij bij een koepelorganisatie af moeten melden en daar bijvoorbeeld een week op moeten wachten... Tja, dat vinden wij al niks,” lacht Martin. “Nu hebben we het gewoon zelf in de hand.”

‍

Van BRL 9500-norm naar een werkbaar systeem

Via een zakelijk contact van Martin kwam De Compliance Afdeling in beeld. De match tussen beide bedrijven was snel gemaakt: zo kwam VisieTech met praktijkkennis over energieprestatieadvies en hadden zij zich al ondergedompeld in de BRL-9500. De Compliance Afdeling vulde dat aan met expertise over compliance management en een handige tool. Voor beide partijen was er dus iets te halen: VisieTech kreeg een op hen afgestemd softwaresysteem, de Compliance Tool kon verder worden aangescherpt op de nieuwe richtlijn.

Maarten van Veen van De Compliance Afdeling legt uit hoe het traject werd ingericht: “BRL 9500 is een richtlijn binnen een vakgebied waar wij niet dagelijks mee te maken hebben. We zijn er dus samen ingedoken: met VisieTech hebben we de vereisten doorgenomen en alle relevante onderdelen vertaald naar taken en structuren in de Compliance Tool.”

‍
Martin testte dit vervolgens in de praktijk. “Ik heb de Tool gewoon naast alles gezet wat we normaal moeten doen voor de certificering,” vertelt hij. “Vervolgens ben ik gaan checken: zit dit erin? Klopt dit? Alles wat ontbrak of niet klopte, koppelde ik terug.” Die terugkoppeling wordt bij De Compliance Afdeling serieus genomen. “We kijken altijd of het technisch haalbaar is,” zegt Maarten. “En dan krijg je antwoord: dit nemen we in overweging, dit gaan we inplannen, en dit hebben we doorgevoerd. Zo wordt de software uiteindelijk voor alle gebruikers beter.”

Compliance software die meebeweegt met de BRL 9500

Vanuit de praktijkervaring van VisieTech is een aantal functionaliteiten toegevoegd. Zo is het mogelijk om incidenten te registreren en auditrapportages te uploaden en te koppelen aan de omgeving. Ook kunnen opvolgingstaken nu direct worden gelinkt aan incidenten of bevindingen, zodat niets tussen wal en schip valt. En de navigatie is doorontwikkeld, zodat knoppen logischer verwijzen.

Voor VisieTech is met name de combinatie van meldingen, taakbeheer en documentopslag een groot voordeel. “Je krijgt een seintje als je interne audits moet doen. Die kun je dan uitvoeren, je kunt het resultaat registreren en op diezelfde plek ook je documenten uploaden,” legt Martin uit. “Vroeger stond dat verspreid over onze server. Nu tik je het in in de Compliance Tool en heb je alles bij elkaar.” Het proces verloopt daardoor gestroomlijnd; iets wat tijdens de laatste externe audit goed naar voren kwam. “Ze stellen altijd vragen hoor,” lacht Martin, “maar het zijn nu dingetjes die we snel op kunnen lossen. En we kunnen gewoon laten zien: hier staat ’t allemaal.”

Een ander voordeel is dat er met de compliance software makkelijk kan worden ingespeeld op wijzigingen. Zo is er, op het moment van schrijven, een nieuwe versie van de BRL 9500 aangekondigd. Martin en Maarten hebben al een sessie gepland om de wijzigingen samen door te nemen en te vertalen naar de Tool. “De basis blijft hetzelfde,” zegt Martin, “maar er zijn net wat andere maatregelen die genomen moeten worden. Het is dan fijn dat je dat samen met iemand kunt doornemen en dat het ook in de Compliance Tool wordt aangepast.”

BRL 9500-certificering: wat levert het op?

De samenwerking tussen De Compliance Afdeling en Visietech is een klassieke win-win. VisieTech heeft haar certificering op orde en onder controle, De Compliance Afdeling krijgt nuttige feedback uit de praktijk, die weer geïntegreerd kan worden in hun Compliance Tool. Maarten: “Ik vind het belangrijk dat we onze klanten ontzorgen, dus als we mee kunnen kijken hoe het beter kan, dan doen we dat graag.” Martin vult aan: “Zelf BRL 9500-gecertificeerd zijn vraagt echt wel wat van de organisatie, maar richting onze klanten kunnen we zo wél de snelheid leveren die we gewend zijn. Met de juiste tools is dat prima behapbaar.”